Реферат: Организация и проведение пресс-конференции

Реферат: Организация и проведение пресс-конференции

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕСИТЕТ

им. М.В. Ломоносова

РЕФЕРАТ

по курсу:

“Паблик рилейшнз”

на тему:

“ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ

ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ”.

Студентки 405 группы

Размышляя над темой для реферата я остановилась на пресс-конференциях.

Хотелось бы отметить, что пресс-конференции представляют собой весьма

эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Следует сказать и

о том, что получив огромное распространение пресс-конференции как метод

общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают

весьма положительные результаты.

Для начала мне хотелось бы дать определение пресс-конференциям, раскрыть их

смысл, назначение, затем остановиться на основных этапах подготовки пресс-

конференции и важных моментах ее проведения.

Встреча журналистов с представителями государственных учреждений,

общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно

называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях,

когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

Таким образом, основное назначение пресс-конференций состоит в адресном

распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди

редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод,

важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем

случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы

распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно

сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление

информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей,

достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том,

что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного

пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы, фотографии, тексты

речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей

области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает

дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда

организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения встречи с

журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за

неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно

оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить

редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в

информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-

конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной

связи.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то

организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в

зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают,

что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных

журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении

принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена

основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности,

которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но

не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может

отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день

и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят

публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами,

или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно

пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет

о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-

конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить

развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет,

поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть

возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и

пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое

может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в

печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода

встреч.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую

последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит

перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени

( вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия:

открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное

слово ведущего; вытупления (информационные сообщения); вопросы и ответы;

закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и

т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50

минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность

всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех учаcтников.

Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-

конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для

искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если

намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется

готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со

столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно

также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью

привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто

зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме.

Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с

обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет

документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-

релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные

материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии

экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном

столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный

пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка.

Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции,

а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших

прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении ( хотя и необяхательно).

Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем

буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних

рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь

значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие

сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура

пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают

регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях

и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений,

действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к

сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны

носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно

призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном

слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление

каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное

знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-

конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его

соблюдением.

Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть

информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается,

что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом

слайдов.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-

конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько

видов.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий

или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания

переговоров и т.д. “Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих

жрналистов при согласии их “визави”. Специально оговаривается неофициальный

характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения

властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами,

подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время

в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-

залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения

имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога

журналистов с устроителями пресс-конференций:

· микрофоны на столе и в зале;

· ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;

· телефонную связь;

· технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)

· система синхронного перевода;

· службы аккредитации;

служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут

прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в

противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа

ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.

Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не

могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может

отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от

объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию

необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после

ответа на него пресс-конференция закрывается.

Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По

ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего “подходит”

вопрос.

Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-

конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь

нужно избегать таких фраз, как: “Без комментариев!”, “Не для печати” и т.д.

Если затронут вопрос не подлежаций пока освещению, лучше сказать, что

информация по нему будет сообщена познее.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация

видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-

конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную,

детализированную информаци, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно

затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый

взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не

так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и

играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь

открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном

доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и

услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых

кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Блажнов Е.А. Паблик Рилейшнз. М., 1994.

2. Блэк Сэм. Паблик Рилейшнз. Что это такое? М., 1990.

3. Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993.

4. Паблик Рилейшнз. Алматы, 1997.