 |
РУБРИКИ |
Виды обработки документов |
РЕКОМЕНДУЕМ |
||
|
Виды обработки документовВиды обработки документов
Введение. 3 Введение. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации.[1] Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства, такие как виды обработки документов, а также правила оформления докладной записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии с ГОСТ- ом Виды обработки документов. Установление порядка движения документов или управление документацией
организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение
необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею
потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот . экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию . предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения. . регистрация . рациональной движение документов внутри организации . обработка исполненных и отправленных документов.[2] Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.[3] Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.[4] Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения. Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата
получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа;
автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная. Передача документов внутри организации между структурными
подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных
подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.[5] Докладная записка (внутренняя). Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или
вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем
место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и
предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе
самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной
докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок,
начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление
этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние)
оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся
реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа Пример оформления внутренней докладной записки. |Общий отдел | |Генеральному директору | О замене пишущих машинок. Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного компьютера с принтером. Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина. Служебное письмо (внешнее) Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте. Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым. Циркулярные письма: обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки. Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма- приглашения и т.д. Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию. Ряд требований к оформлению писем отражен в данном макете письма. Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.[7] Заключение Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний. В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства. В работе были рассмотрены также такие виды документов как докладная записка (внутренняя) и служебное письмо (внешнее) и даны примеры их оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. Но к служебному письму, в качестве примера, в работе представлен лишь макет, т.к. существует большое количество видов служебных писем и каждое имеет свои особенности, но порядок их оформления должен отвечать тому ряду требований, что приведены в макете. В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства. Список используемой литературы: 1. Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов- на-Дону, 1997 с. 52-58. 2. Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997 с.141-142. 3. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М. Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186 4. Секретарское дело М., 1996 с.187-198 ----------------------- ----------------------- Показание о контроле Заголовок к тексту (отвечает на вопрос "О чем ?", начинается с предлога "О") Код предприятия
Эмблема: награды
0. № 00/00-00 на № 00 от 00.00.00
|
|
© 2010 |
|