Деловое общение: формы, культура, имидж, презентации

“Презентация (от лат. Praesentatio) - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации.”

Презентации бывают следующих видов:

· Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.

Презентация товара.

· Презентация проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

· Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

· Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности.

2. Цели презентации.

Поскольку существует много видов презентаций, их цели могут быть самыми разными. Основной целью является создание необходимого мнения у аудитории о фирме, марке товара, проекте и т.п. Ниже перечислены основные цели, преследуемые разными типами презентаций.

1. Создать благоприятный имидж фирмы в деловых кругах.

2. Проинформировать людей о каком-либо проекте, определить обратную реакцию к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта.

3. Проинформировать о марке, новом товаре или услуге на целевом рынке.

4. Сократить время, затрачиваемое продавцами для ответов на вопросы.

5. Достичь предпочтения марки, фирмы, товара (убеждение).

6. Увеличить посещаемость магазинов.

7. Достичь приверженности марке.

8. Напоминание о данной марке, стабилизация сбыта.

9. Поддерживать узнаваемость марки, фирмы, товара и образа.

3. ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

От того, как подготовлена презентация, может зависеть успех коммерческого проекта, возможные контракты и в конечном итоге, прибыль.

Шаги по подготовке презентации следующие:

1. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

2. Планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации.

3. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

АНАЛИЗ ЦЕЛИ.

· Мотивирование или развлечение. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.

· Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией.

· Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы.

· Зачастую речи и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.

АНАЛИЗ АУДИТОРИИ

· Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации. Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.

· Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед презентацией:

· Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

· Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?

· Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

· Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?

· Знают ли они вас?

· Уважают ли они вас?

· Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для проведения эффективной презентации.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

· Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.

· Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

· С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете приступить к планированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.

· Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

· Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОВ

· Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

· Существуют два основных типа наглядных пособий:

· Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

· Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

· Текстовые и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и воспринимать сложные наглядные пособия. Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними. Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы.

Знания теории презентации, а особенно навыки ее проведения обязательно пригодятся в карьере управленца или финансиста и стоят наравне с теорией и практикой работы с финансовыми инструментами. Презентация является средством для получения целевых кредитов, различного вида инвестиций, привлечения трудовых ресурсов.

5. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дейл Карнеги. /”Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей выступая публично”/М.: "Прогресс" - "ЮВЕК", 1993г.

2. Courtland L. Bovee, John Thill /“Вusiness communication today” (second edition)/ McGraw-Hill, Inc., 1989. - 694c.

3. Evans Berman /”Marketing”(fourth edition)/ Colier McMillan Canada Inc., 1987. - 780c.